高校教材和图书采购折扣管理及会计处理

  在会计实务中,许多高校对教材、图书采购折扣采取违规的筲理方式,即教材和图书管理部门将教材和图书采购折扣按规定全部上缴学校财务,但折扣全部或部分作为教材和图书管理部门的经营收入,没有按照规定将教材折扣扣除必要的开支后返还给学生,没有按照规定将图书折扣冲减其采购成本和支出。在进行会汁核算时,入库按照发票价格作为教材、图书的进价,按照实忖余额与书商结算,按照发票价格与实付金额之间的差额即折扣记入“其他收入”:然后,将折扣收入的全部或部分作为教材、图书管理部门的额外收入。甚至对教材和图书采购折扣采取违法的管理方式,即教材和图书管理部门将教材和图书折扣全部截流,不上缴学校财务,私设“小金库”,或者经办人直接将其居为已有;这不仅属于私没“小金库”的范畴,而且将构成受贿罪或贪污罪

  [例1]某高校教材科购进教材一批,其发票价格为10万元,协议约定的折扣率为15%,按扣除折扣后的实际价款支付,教材科张二之前从财务预借周转金8.5万元支付给书商。其会计分录为:

  (1)张三预借预付教材款时

  借:其他应收款——张三  85000

   贷:银行存款  85000

  (2)教材入库时

  借:材料——教材  100000

   贷:其他应收款——张三  85000

     其他收入——教材折扣收入  15000

  口后,教材科张三按照其发票价格收到学生教材款10万元时

  借:银行存款  100000

   贷:材料——教材  100000

  如果折扣实行事后返还方式,财务部门按照发票价格付款时

  借:其他应收款——张三  100000

   贷:银行存款  100000

  教材入库时

  借:材料——教材  100000

   贷:其他应收款——张三  100000

  收到教材折扣时

  借:银行存款  15000

   贷:其他收入——教材折扣收入  15000

  [例2]某高校图书馆李四购进图书一批,其发票价格为20万元,协议约定的折扣率为15%,扣除折扣后的实际价款17万元支付给书商。其会汁分录为:

  借:教育事业支出——没备购置费  200000

   贷:银行存款  170000

     其他收入——图书折扣收入  30000

  同时,

  借:固定资产——图书  200000

   贷:固定基金  200000

  如果折扣实行事后返还方式,财务部门按照发票价格付款叫

  借:其他应收款——李四  200000

   贷:银行存款  200000

  图书人馆时

  借:固定资产——图书  200000

   贷:其他应收款——李四  200000

  收到图书折扣时

  借:银行存款  30000

   贷:其他收入——图书折扣收入  30000

  这种方式之所以违规,是因为教材、图书折扣的使刚刁;符合国家规定,图书折扣没有按照规定冲减其支出、图书进价没有按照实际发生数确定。

  教育部教财[2004]36号《关于严禁直属高校在经济往来中违规收受回扣的通知》规定:(1)各校对基建和设备、教材,图门等大宗物资的采购,必须按规定实行政府采购或公开招标,对给予折扣的经营者,必须要求其明示并如实人账,学校为学牛代购代销的物品,也必须实行明折明扣。为学生代购代销物品产生的折扣收益,除去必要的劳务开支外,应主要让利于学牛,(2)学校现有的规定,如与国家法律法规不一致的,要立即进行修改或废止。《事业单位会计准则》第19条规定,“各项财产物资应当按照取得或购建时的实际成本计价”,《高等学校财务制度》第22条规定。“高等学校要加强对支出的管理,各项支出应按实际发生数列支,不得虚列虚报”,《高等学校会计制度》规定,高等学校对于购人、调入的固定资产应按照实际支付的买价或调拨价、包装费、运杂费和女装费等确定其原价,登记人账。

  因此,教材、图书采购折扣应按照以上规定将折扣全部上缴学校财务,教材折扣扣除必要的开支外,其余全部返还给学生或冲减其进价;图书按照扣除折扣后的实际成本作为图书原价并列支。同时,教材、图书的采购实行政府采购或公开招标。

  例1中,应将作为“其他收入”的教材折扣收入,扣除必要的劳务开支(如运费、搬运费等)后,按照原购书学生名单和购书金额比例全部返还给学生,或者不核算教材折扣,而是在教材入库时,按其实际结算价格做会计分录。

  借:材料——教材  85000

   贷:其他应收款——张三  85000

  日后,按照其实际价格收到学生教材款时

  借:银行存款  85000

   贷:材料——教材  85000

  如果发生与教材采购有关的运费、搬运费等则记人“教育事业支出——其他支出”。

  例2中图书折扣不应作为“其他收入”,而是按照扣除折扣后的实际成本列支,其会计分录为:

  借:教育事业支出——没备购置费  170000

   贷:银行存款  170000

  同时,

  借:固定资产——图书  170000

   贷:固定基金  170000

  即使是日后返还的折扣,也应该按照《高等学校会计制度》规定冲减其相应支出,不应作为收入核算。另外,在实际操作中,有的学校将教材、图书的明扣部分上缴学校财务,而暗扣部分截流私分或直接由经办人据为已有,这种情况暗扣部分属于违法的管理方式,而上缴学校财务的明扣部分可能属于违规的,也可能属于规范的管理方式。

  教材、图书采购折扣的管理及其会计处理,作为高校整个教学和财务工作的一个必要环节,不仅影响教学质量,而且显示一所高校的整体管理水平;不仅与学生的利益密切相关,而且容易滋生贪污和腐败。因此,应高度重视教材、图书的管理与核算,对其进行规范管理,避免损失,维护学生的合法权益。

  


 

 
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